Dokumentmottak
Alt bedriften får tilsendt, i ett mottak. Lest, sortert og koblet til riktig ordre.
Fakturaer, kreditnotaer, ordrebekreftelser og følgesedler kommer som PDF i en e-post, som EHF, som et bilde fra lageret. Holio Workspace tar imot dem på ett sted, leser dem, kobler dem til innkjøpet de gjelder og legger dem i én kø — der en person bekrefter.
- Én kø
- Opplasting, Holio Chat, Holio Drive og EHF fra regnskapssystemet havner i samme mottak og samme arkiv.
- Én fil, én gang
- Samme fil levert to ganger blir ett dokument — uansett hvilken dør den kom gjennom.
- EHF som data
- En EHF-faktura leses rett fra XML-en. Ingen tolkning, ingen gjetting på beløp eller KID.
- Du bekrefter
- Holio foreslår. Ingenting godkjennes, bokføres eller betales uten en person.
Dørene inn
Dokumentene kommer dit folk allerede jobber. Hver dør leverer til det samme mottaket, så køen, søket og koblingen til ordren er de samme uansett hvordan filen kom.
Last opp eller dra inn
Slipp filene rett i mottaket, eller velg dem fra maskinen. En ZIP går også — den pakkes ut ved døren, og hver fil blir sitt eget dokument.
Fra Holio Chat og Holio Drive
Et vedlegg i en samtale eller en fil i Drive sendes til mottaket med ett trykk, uten å lastes ned og opp igjen.
EHF fra regnskapssystemet
Fører dere i Visma Business NXT, leses EHF-bilagene Visma allerede har tatt imot inn i samme kø — med status for om de er bokført.
Postkassen dere har
En postkasse dere bruker i dag kan kobles på. Holio leser e-posten, finner hvilket selskap den gjelder og legger vedleggene i mottaket. Er den usikker, havner e-posten til kontroll — aldri hos feil selskap.
Et dokument er ikke ferdig når det er mottatt. Det er ferdig når det er koblet.
Fra vedlegg til koblet dokument
Fire steg. Det eneste dere gjør for hånd, er å bekrefte det siste.
Dokumentet kommer inn
Gjennom en av dørene, som den filen det er. En e-post deles i brødtekst og vedlegg, en ZIP pakkes ut, og en fil dere har fra før gjenkjennes og legges ikke inn to ganger.
Holio leser det
Hva slags dokument det er — faktura, kreditnota, ordrebekreftelse, følgeseddel, kontrakt, kvittering — og hvem det er fra. På en faktura: beløp med og uten mva, forfall, leverandørens organisasjonsnummer, ordrereferanse og linjer.
Det kobles til innkjøpet
Ordrebekreftelsen og fakturaen sammenlignes med innkjøpsordren de gjelder, linje for linje. Et avvik i pris, antall eller leveringsdato vises på dokumentet, ikke i et regneark etterpå.
En person bekrefter
Forslaget ligger i køen med originalen ved siden av. Den som har rett til å godkjenne, bekrefter eller retter — og rettelsen lagres med historikk. Dokumentet blir liggende søkbart i arkivet.
En kø som sier hvor dokumentet står
Hvert dokument har én status, og den betyr én ting: ulest, leses, venter på bekreftelse, til kontroll, fullført eller arkivert. Et dokument Holio ikke fikk lest, står som det — med en knapp for å prøve igjen — i stedet for å forsvinne.
Nøkkelfeltene står i køen, så du ser leverandør, beløp og forfall uten å åpne filen. Åpner du den, ligger originalen ved siden av det Holio leste, så du kan sjekke det ene mot det andre.
Usikker betyr en oppgave, ikke et gjett
Holio foreslår koblingen og viser hvor sikker den er. Forslaget blir ikke en godkjenning av seg selv, og et dokument Holio er i tvil om, havner hos en person med navn på.
Det gjelder også hvem dokumentet tilhører. Betjener mottaket flere selskaper, velger Holio aldri selskap på en gjetning: peker dokumentet mot et selskap mottaket ikke betjener, går det til kontroll i stedet.
For utviklere: formatene vi tar imot
Mottaket er bygget for at andre systemer skal kunne levere til det. Et strukturert format leses som data, og alt annet leses så godt det lar seg gjøre — og blir søkbart uansett.
| Format | Hva Holio gjør med det |
|---|---|
| EHF og Peppol BIS Billing 3 (faktura og kreditnota) | Leses som data, ikke tolket: beløp, mva, forfall, KID, ordrereferanse og linjer rett fra XML-en. PDF-en som følger med, legges ved |
| UBL og CII | Samme lesing som EHF — to syntakser, én kø |
| Klassifiseres og leses: type, avsender, dato, beløp, fakturanummer og linjer | |
| Bilder (JPG, PNG, WebP) | Lagres, klassifiseres og blir søkbare — et bilde tatt på lageret er et dokument |
| E-post (.eml) | Deles i brødtekst og vedlegg, og hvert vedlegg blir sitt eget dokument |
| ZIP | Pakkes ut ved døren — en måned med fakturaspesifikasjoner blir én fil per faktura |
| Excel (XLSX), CSV, Word (DOCX) | Leses som tekst og blir søkbare, også CSV lagret som UTF-16 |
| XML, HTML, JSON og tekst | Leses som tekst |
Et dokumentert API — og hva det dekker i dag
Holio Workspace har et offentlig API med en referanse generert fra tjenesten selv (OpenAPI 3.1), en nøkkel per selskap, OAuth for MCP-klienter og den samme flaten for AI-agenter. Referansen og utviklerportalen ligger på mcp.holioworkspace.com.
Der kan dere i dag lese status på EHF-fakturaene dere sender, og ordrene, produktene, lageret, innkjøpsordrene og kontaktene i Workspace. Dokumentmottaket som egen ressurs i API-et — levere dokumenter inn og lese resultatet ut — er det neste vi åpner. Vil dere bygge mot det, snakker vi om det først: vi er ærlige på når svaret er «det finnes ikke ennå».
Det folk spør om først
Må vi bytte regnskapssystem?
Nei. Mottaket ligger i Holio Workspace, og fører dere i Visma Business NXT, leses EHF-bilagene Visma har tatt imot inn i samme kø. Hva som bokføres hvor, bestemmer dere.
Kan Holio ta imot EHF direkte?
Holio har sitt eget aksesspunkt på Peppol-nettet, og mottak der er en egen aktivering. Et selskap har én mottaksadresse på Peppol om gangen, så overgangen fra det aksesspunktet dere har i dag planlegges sammen med dere, ikke med en bryter. Les mer under EHF og bank.
Hva skjer med et dokument Holio ikke får lest?
Det blir liggende i køen med status «lesing feilet» og en knapp for å prøve igjen. Originalen er lagret uansett, så ingenting er tapt.
Kan vårt eget system levere dokumenter til Holio?
API-et er dokumentert og åpent for nøkler per selskap i dag, men dokumentmottaket er ikke en egen ressurs i det ennå. Fortell oss hva dere vil levere, så sier vi hva som finnes og når.
Hvor lagres dokumentene?
I Holio Workspace, i EU, sammen med resten av selskapets data — med samme tilganger som resten av arbeidsflaten. Les mer under Sikkerhet og data.
Se mottaket på deres egne dokumenter
Ta med et par fakturaer og ordrebekreftelser, så viser vi hvordan de kommer inn, blir lest og koblet til innkjøpet. 45–60 minutter, uten kostnad.